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Une offre est une soumission faite par un fournisseur potentiel en réponse à un appel d’offres, que ce soit pour la fourniture de biens ou de services. Un appel d’offres pourrait être lancé pour divers contrats, notamment : la fourniture d’équipements, le contrat de construction principal (éventuellement avec la conception de l’entrepreneur), la démolition, les travaux d’habilitation et bien d’autres encore. Pour ce faire, voici quelques points à considérer lorsque vous souhaitez répondre à un appel d’offre.

L’invitation à soumissionner

Un appel d’offres peut faire suite à l’achèvement d’un questionnaire de pré-qualification en réponse à une annonce affichée par le client et peut-être à une entrevue préalable. Le but d’un questionnaire de présélection et d’une entrevue préalable à l’appel d’offres est de permettre au client de produire une liste restreinte de fournisseurs susceptibles d’être les plus appropriés pour son projet particulier, qui sera ensuite invité à soumissionner. Cela contribue à réduire l’inefficacité et le gaspillage d’efforts dans le processus d’appel d’offres.

Un appel d’offres pourrait inclure :

  • Une lettre d’invitation à soumissionner
  • La forme d’offre
  • Préliminaires (y compris l’information préalable à la construction et le plan de gestion des déchets du site)
  • La forme du contrat, les conditions du contrat et les modifications. Cela peut inclure un modèle autorisant une modification si la modélisation des informations sur le bâtiment (BIM) est utilisée, pour intégrer un protocole BIM dans la documentation du contrat.
  • Les exigences d’information de l’employeur si le BIM est utilisé
  • Un document d’établissement des prix (ou une analyse de la somme des contrats sur les projets de conception et de construction)
  • Un calendrier du projet
  • Des plans de conception, et peut-être un modèle d’information de bâtiment existant.

Idéalement, les modèle mémoire technique devraient être divisés en une série de documents, avec ses propres dessins et spécifications de conception pouvant être délivrés par l’entrepreneur principal à des sous-traitants potentiels. Cela rend l’offre plus facile à comparer avec d’autres soumissionnaires.

Quelques détails à clarifier

Des entrevues de mi-soumission peuvent être organisées pour clarifier des questions qui pourraient mener à une soumission inexacte, elles peuvent également donner au client des informations sur des problèmes potentiels ou des opportunités dans le projet tel que décrit dans la documentation de l’appel d’offres.

Les réponses aux questions soulevées au cours du processus d’appel d’offres peuvent conduire à une clarification ou à une modification de la documentation de l’appel d’offres qui peut également entraîner une prolongation de la période de soumission. Il est préférable de prévoir suffisamment de temps pendant le processus d’appel d’offres pour étudier les possibilités et clarifier les problèmes, car les offres qui en résulteront seront alors mieux préparées et permettront d’économiser du temps et de l’argent plus tard.

Il est important que toutes les informations supplémentaires ou modifications apportées aux documents d’appel d’offres soient distribuées à tous les soumissionnaires afin de garantir des conditions de concurrence équitables. Toutefois, cela ne devrait pas révéler la méthodologie proposée par un fournisseur particulier, les propositions commerciales ou les avantages de la programmation, qui peuvent avoir été divulgués aux consultants clients lors des entretiens. Ces informations doivent être traitées comme confidentielles. Alors, pour mettre les chances du côté des soumissionnaires, il est préférable de se lancer dans la mise en place d’une mémoire technique relative à ce concept.

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